Zusatzleistungen mit der Baustellen-App erfassen: So geht's

Wer Zusatzleistungen mit einer Baustellen-App erfassen möchte, hält Beschreibung und Fotos direkt vor Ort fest. Je nach App kommen Preis und Terminwirkung dazu. Der Kunde bestätigt die Zusatzleistung anschließend digital, statt dass ein Zettel im Fahrzeug verschwindet. Dieser Beitrag zeigt, was solche Apps können, wie die Erfassung abläuft und worin sich Nachtrags-Apps von allgemeinen Baustellen-Apps unterscheiden.

Welche Baustellen-Apps erfassen Zusatzleistungen digital?

Es gibt zwei Gruppen. Die erste sind allgemeine Baustellen-Apps mit Bautagebuch, Mängelverwaltung und Fotodokumentation. Die zweite sind Nachtrags-Apps, die sich auf Zusatzleistungen, Mehrarbeiten und deren Freigabe konzentrieren.

Allgemeine Apps halten fest, was auf der Baustelle passiert: Regiearbeiten, besondere Vorkommnisse, Materialeinsatz und Mängel in Wort und Bild. Eine Zusatzleistung lässt sich dort als Eintrag dokumentieren. Preis und Kundenentscheidung sind aber oft nicht der Kern der Anwendung.

Nachtrags-Apps drehen den Blick um. Hier steht die einzelne Zusatzleistung im Mittelpunkt, mit Beschreibung, Preis, Terminwirkung und Entscheidung des Auftraggebers.

Welche Gruppe zu Ihnen passt, hängt von Ihrer Hauptaufgabe ab. Wer vor allem Berichte für die Bauleitung schreibt, kommt mit einer allgemeinen App weit. Wer Zusatzleistungen sauber abrechnen will, braucht die Freigabe als festen Schritt.

Was kann eine Baustellen-App beim Erfassen von Zusatzleistungen?

Die Grundfunktion ist die Erfassung am Ort des Geschehens. Laut bps-software lassen sich Fotos, Notizen und Kommentare direkt vor Ort festhalten und per GPS dem jeweiligen Projekt zuordnen. So wandert die Zusatzleistung nicht erst am Abend aus dem Gedächtnis ins Büro.

Für projektspezifische Angaben bieten manche Apps individuelle Formulare und Checklisten. Das hilft, wenn ein Auftraggeber bestimmte Pflichtangaben verlangt.

Zur Dokumentation gehört auch das Protokoll: Manche Hersteller von Baustellen-Apps werben damit, dass Aktivitäten revisionssicher protokolliert und Reports auf Knopfdruck erzeugt werden. Ob das für deine App gilt, solltest du vor dem Einsatz prüfen. Das ersetzt keine Prüfung deines Vertrags, macht Abläufe aber nachvollziehbar.

Nachtrags-Apps ergänzen das um Preis und Terminwirkung. Bei manchen Lösungen lassen sich Leistungen nach Gewerk auswählen, dazu kommen eigene Leistungen, Vorlagen und Favoriten.

Wie läuft die Erfassung vor Ort Schritt für Schritt?

Der Ablauf ist bei den meisten Nachtrags-Lösungen ähnlich. Vier Schritte reichen:

1. Zusatzleistung erfassen: kurze, konkrete Beschreibung, Preis und Auswirkung auf den Termin.
2. Fotos anhängen, die den Zustand vor der Arbeit zeigen.
3. Link oder Freigabeanfrage an den Auftraggeber senden.
4. Der Kunde entscheidet, und die Antwort ist dokumentiert.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Elektriker merkt bei der Installation, dass der Kunde zwei zusätzliche Steckdosen im Flur wünscht. Er fotografiert die Wandstelle mit der geplanten Position, trägt den Preis ein und schickt den Link vom Smartphone.

Die Beschreibung sollte so genau sein, dass ein Dritter sie ohne Rückfrage versteht: Ort, Umfang, Material, Grund der Zusatzleistung. Ein Satz wie „Mehrarbeit Bad“ sagt dagegen später wenig. Besser ist: „Zusätzliche Wandfliesen im Bad, Nordwand, auf Wunsch des Bauherrn“.

Worauf kommt es bei der Auswahl an?

Wer Zusatzleistungen in einer Baustellen-App erfassen will, sollte vor allem den eigenen Alltag prüfen. Eine Funktionsliste allein hilft wenig, wenn die App auf der Baustelle zu umständlich ist. Diese Checkliste hilft bei der Entscheidung:

• Bedienung am Smartphone: Lässt sich eine Zusatzleistung in wenigen Minuten erfassen, auch mit Handschuhen und wenig Zeit?
• Fotos und Notizen: Hängen sie direkt an der einzelnen Zusatzleistung?
• Preis und Terminwirkung: Gibt es dafür feste Felder oder nur Freitext?
• Freigabe: Muss der Auftraggeber ein Konto anlegen oder genügt ein Link?
• Offline-Betrieb: Was passiert bei schlechtem Empfang, und wann werden die Daten abgeglichen?
• Nachweis: Gibt es ein PDF oder einen Bericht, den Sie bei Rückfragen vorlegen können?

Typischer Fehler: Betriebe führen eine große Software ein, nutzen aber nur einen Bruchteil. Wenn die Mitarbeiter sie auf der Baustelle meiden, landen Absprachen doch wieder auf dem Zettel. Testen Sie die App deshalb mit einem echten Nachtrag aus Ihrem Alltag, bevor Sie sich festlegen.

Wie belastbar ist die digitale Dokumentation?

Eine App schafft Ordnung, aber keine Rechtssicherheit von selbst. Sie hält fest, wer wann welche Zusatzleistung beschrieben, fotografiert und freigegeben hat. Das hilft, wenn später Zweifel auftauchen, ob etwas vereinbart war.

Ob eine digitale Freigabe im Streitfall wirkt, hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Eine App ersetzt keine Rechtsberatung und garantiert keine Zahlung. Klären Sie bei größeren Aufträgen mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Verband, wie Nachträge in Ihren Verträgen geregelt sein sollten.

Im Alltag stärken drei Gewohnheiten die Dokumentation:

• Zusatzleistungen erfassen, bevor die Arbeit beginnt, nicht danach.
• Pro Zusatzleistung mindestens ein Foto, das den Ausgangszustand zeigt.
• Die Entscheidung des Kunden immer in der App festhalten und nicht nur mündlich.

So entsteht mit jeder Baustellen-App, in der Sie Zusatzleistungen erfassen, eine lückenlose Spur, auf die Sie sich bei der Abrechnung berufen können.

Häufige Fragen

Nächster Schritt: Zusatzleistungen erfassen und freigeben lassen

Der erste echte Nachtrag ist kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Die Konditionen für den Vollzugang finden Sie auf der Seite Preise.